+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Надо ли вести журнал регистрации приказов

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде не установлена.

Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить

Согласно официальному определению Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело.

В их числе: Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год. Также можно проконтролировать сведения о количестве созданных или полученных видов документов, например, сколько было приказов о приеме, сколько - об отпусках и др.

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Мы перечисляем преимущества регистрации, однако эта делопроизводственная операция накладывает и обязательства: если в регистрационном журнале, например, приказов о приеме на работу зарегистрировано за год, то в деле с приказами о приеме на работу их тоже должно быть и они должны быть подобраны систематизированы по номерам. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.

Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать. Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.

Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе канцелярии, общем отделе, секретариате и т. В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.

Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, "узаконить" приказом руководителя организации. В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой "лично".

Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения т.

Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы. Выделение из общего массива документов тех видов, которые будут регистрироваться отдельным массивом, - наиболее сложный вопрос организации регистрации.

Есть общее правило: отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если следовать этому правилу буквально, то в небольших и средних организациях надо завести два журнала для регистрации приказов.

Приказы по личному составу имеют разные сроки хранения. Поэтому даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах. В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно - об увольнении, отдельно - об отпуске и т. Какой факт надо учитывать при решении о заведении еще одного журнала регистрации выделении еще одного массива регистрируемых документов?

Например, вы регистрируете все приказы с пятилетним сроком хранения о командировании, о предоставлении отпусков, о взысканиях, об отзыве из отпусков, о направлении на обучение и т.

За полгода в папке с приказами у вас скопилось такое количество документов, что они уже там не помещаются и делом трудно пользоваться. Вывод: Надо заводить отдельный журнал для регистрации приказов о предоставлении отпуска и отдельное дело для их хранения. Сделать это следует только при наступлении нового календарного года, т.

Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату. Дата на документе - она проставляется от руки, вместе с номером индексом , после того как документ подписан. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.

Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового регистрационного номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах кроме приложений , на исходящих документах кроме приложений и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности.

Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса "ЛС" для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом "К" - кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров прием, перевод, увольнение. Но при большой штатной численности и различных категориях персонала специалисты, рабочие, служащие к первоначальному индексу "К" разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала.

Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов - три дела, в которые эти приказы подшивают. Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации.

Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом "ЛС", к которому добавляется индекс "ПР" для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; "ПС" - о приеме специалистов ИТР и т.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации.

За всю историю делопроизводства сформировались всего две формы регистрации - в журналах книгах и на карточках. Главная Кодексы Регистрация Войти. Просмотров: Категория: Право. Опубликовано: 18 сен Перечень приказов по школе по основной Согласно официальному определению Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело.

Это и есть обеспечение охраны документов - сколько зарегистрировали, столько и сохранили. Как прошивать журнал учета? Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Приказы о приеме, переводах, увольнении хранятся 75 лет. Приказы об отпусках, командировках, взысканиях - 5 лет.

Журнал учета и содержания средств защиты Вторичная повторная регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится.

Журнал учета медицинских процедур формы В крупных организациях с большим численным составом работников и кадровых приказов будет много больше, поэтому в отдельный массив выделят уже отдельную разновидность приказа. Вернее всего, выяснится: большая часть приказов - о предоставлении отпусков.

Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. Например: "Кр" - кадровые приказы рабочих; "Ксл" - служащих; "Ксп" - специалистов. Делопроизводство и документооборот на Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у.

Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя. В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Внесение изменений и отмена локальных Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу - ЛС-п; перевод на другую работу - ЛС-пр; увольнение - ЛС-у. Скриншоты Видео Предыдущий скриншот Следующий скриншот. Комментариев нет. У тебя есть возможность добавить комментарий первым! Для того, чтобы оставить комментарий, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Логин [ email ]. Самых богатых челябинцев версия Гражданство РФ носителям русского языка в году. Можно ли получить налоговый вычет с кредита Защита рабочих. Весёлый юбилей заведующей детским садом. Воспитателям детских. Класс энергоэффективности жилого дома. Все права защищены. Условия использования информации Отказ от ответственности Размещение рекламы.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ? Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу? Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа. Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу образец заполнения журнала?

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец

Активировать демодоступ. В статье расскажем, как составить и вести журнал регистрации приказов по личному составу. Поделимся образцами и важными нюансами, которые важно учитывать ответственному за ведение документа.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом. Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля , являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу. Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации , формированию в отдельные дела и раздельному хранению, так как приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Согласно официальному определению Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. В их числе: Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Акция месяца 8 88 Обязательноли вести на предприятии ж урнал учета приказов? Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:. Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован.

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Журнал учета приказов вести обязательно на предприятии?

Многие руководители предприятий задаются вопросом — обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:. Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в году.

Как вести журналы регистрации приказов по личному составу, отпускам и ОХД?

.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя Росархивом , для Журналов регистрации приказов по ведется в пределах календарного года или необходимо вести её не прерываясь?

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Феоктист

    Киосаки книгу целую написал по этому вопросу в том числе.